Archive for junho 24th, 2009

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Organize os bastidores. Para ter um bom desempenho na sua atividade, você precisa saber que as ferramentas e informações estão disponíveis, atualizadas, e serão encontradas com facilidade no momento certo. Gastar tempo e esforço procurando onde está o arquivo certo, a versão assinada daquele documento, ou o telefone daquele fornecedor importante, além de prejudicar diretamente a eficiência, também é uma fonte inesgotável de distrações e interrupções – quando você perceber, já estará se dedicando a outra tarefa sem concluir a primeira, e todas as prioridades vão para o espaço. Pastas, arquivos, gavetas e ferramentas de trabalho devem ser organizadas racionalmente e mantidas em condições de uso.

Diga mais ‘não’. Diga sim só quando puder ou for necessário, e focalize seus esforços em poder fazê-lo para tudo que lhe agregar valor, e em alcançar uma posição em que você possa escolher melhor as suas respostas. Em todos os demais casos, saiba quando dizer ‘não’ de forma consistente, e economize o stress gerado (em você e em quem você fatalmente deixaria na mão) por atividades que estão além do seu alcance, do seu cronograma, do seu interesse ou mesmo da sua capacidade atual.

Agende direito. Na tentativa de fazer caber mais atividades no dia, muitas pessoas abandonam a perspectiva da efetividade, e acabam agendando o impossível. Lembre-se de todas as vezes que você teve de lidar com algum médico que agenda consultas de 15 minutos por paciente (e aí nunca cumpre o horário marcado, lota a sala de espera de pacientes mal-humorados, e ainda por cima atende todo mundo com pressa), ou com algum técnico de manutenção de TV a cabo que agenda atendimento a 10 clientes por dia, sem considerar tempos de deslocamento – e aí sempre acaba deixando alguém na mão (e também atende todo mundo com pressa). Agende-se considerando a realidade: tempo de preparação, deslocamento, providências posteriores e a possibilidade de realizar um serviço com qualidade, além da eficiência e produtividade. Não deixe seus clientes e parceiros esperando, não fure compromissos regularmente, e reserve tempo para fazer tudo sem atropelos.

Simplifique. Ao não definir claramente a razão da busca da produtividade pessoal, você corre o risco de ceder à tentação de agregar novos compromissos e atividades à sua vida, sem considerar se eles realmente aproximam você de suas necessidades e objetivos pessoais, ou se são apenas um ganho ilusório. O ideal é concentrar-se no que é indispensável e no que agrega valor. É difícil perceber esse problema em nós mesmos, pois sempre parece, a princípio, que tudo o que fazemos é essencial. Mas olhe ao seu redor, e pense no número de pessoas que você conhece que vive estressado e insatisfeito por tentar, de forma não sustentável, fazer mais coisas do que é capaz.

Considere a vida como um todo. Embora nosso dia seja artificialmente dividido em fatias – a hora da faculdade, a hora do trabalho, a hora da janta em família, etc. –, considerá-lo como se fosse realmente dividido em fases estanques aprofunda os problemas que deveríamos evitar. Use bem os limites da sua flexibilidade, e considere todas as dimensões da sua vida antes de tratar da alocação do tempo. Caso contrário, você rapidamente cairá na armadilha de tentar misturar as fases – pensando no artigo do seu MBA enquanto está no trabalho, preparando reuniões e apresentações na hora do jantar com a família, e depois matando aula da pós para compensar. Você tem 24 horas no seu dia, e precisa usá-las bem para cuidar de todas as facetas da sua vida.

Foco e concentração. Muitas vezes nós acabamos criando armadilhas para a nossa própria produtividade, ao rejeitar instrumentos simples, como listas de pendências, contatos e agenda de compromissos. Mantemos informações apenas na nossa cabeça, e elas acabam ficando no caminho quando precisamos nos concentrar no que estamos realizando a cada momento. O planejamento e preparação inadequados causam distrações desnecessárias e difíceis de evitar, porque ocorrem dentro de nós mesmos, sem causa externa que possa ser combatida. Ter – e usar! – um sistema confiável de registro de pendências, compromissos, contatos e referências é a forma de solucionar este efeito, e não depende de tecnologia: embora existam sistemas sofisticados muito bons, os métodos baseados em papel e caneta continuam populares.

Conheça os métodos. Não há falta de métodos de organização e produtividade pessoal, cada um com seu enfoque. Na livraria da sua esquina você encontrará vários. Nenhum deles resolverá sua vida sozinho (embora alguns deles adotem uma perspectiva de “auto-ajuda” que pode lhe afirmar o contrário), mas conhecê-los ajudará você a formar sua própria idéia sobre como lidar com a sua situação específica.

Encontre seu próprio caminho. Adotar integralmente algum dos métodos de produtividade pessoal prontos do mercado editorial raramente dura, embora a experiência em si possa ser positiva. Não somos feitos em moldes, e cada pessoa tem suas próprias necessidades e aptidões. Reconheça a sua situação, e lembre-se sempre que o que você quer não é uma técnica, e sim uma solução para o seu problema específico. Mudar de atitude é difícil, é só funciona a longo prazo se a motivação for baseada nas suas necessidades e nos seus valores, de forma a construir uma nova rotina que seja adotada de forma autêntica e genuína.

Saiba a razão do seu interesse em produtividade. É comum ver pessoas que buscam técnicas de produtividade pessoal sem definir claramente a razão e aí, mesmo quando bem-sucedidas, acabam simplesmente tendo um pouco mais tempo livre para preencher arbitrariamente com mais obrigações, e permanecem tão estressadas quanto antes, sem ganhar nada de positivo para si com isso. É importante saber o que se deseja alcançar com o ganho que a produtividade trará, e aí orientar os esforços na direção certa. E aprofunde a análise: raramente “para poder trabalhar mais”, “para ganhar tempo” ou “para ganhar melhor” são respostas suficientes.

Não erre o foco. Ganhar produtividade pessoal não deve ser um objetivo, e sim um caminho. Quem gosta de ler sobre o assunto, se informar, testar todos os métodos e comparar os autores geralmente já é produtivo o suficiente, ou não está tentando ser. Para quem quer ganhar produtividade e eficiência, o fundamental é analisar sua situação, informar-se suficientemente a respeito, e aí encontrar rapidamente uma técnica que funcione bem, e segui-la, para aí voltar a se concentrar em seus próprios objetivos pessoais, evitando desenvolver uma obsessão pela busca da máxima produtividade possível – a não ser que seja por gosto pessoal, que é o caso em que deixa de ser necessário haver justificativas baseadas em resultados.

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Fonte: efetividade.net | texto